Download de aanwezigheidslijst (Excel, gratis)
Bij veel harmonieën, fanfares en koren ligt er op de repetitie een papieren lijst, of houdt de secretaris het bij in een eigen Excel-bestand. Dat werkt prima, zolang de lijst goed in elkaar zit en iemand hem bijhoudt. In dit artikel lees je wat er in het sjabloon staat, hoe je het gebruikt en wanneer een Excel-lijst niet meer genoeg is.
Wil je eerst weten welke manieren er zijn om aanwezigheid bij te houden? Lees dan Aanwezigheid bijhouden bij je muziekvereniging: 5 manieren vergeleken.
Wat staat er in het sjabloon?
Het bestand heeft drie tabbladen.
Aanwezigheid. Dit is het hart van de lijst. Elke regel is een lid, elke kolom een repetitie. Er is ruimte voor 30 repetities, en de secties van een harmonie staan er al in. Werk je met een koor, fanfare of drumband, dan pas je die gewoon aan. Rechts staan vier kolommen die zichzelf invullen:
- hoe vaak iemand aanwezig was;
- hoe vaak iemand zich had afgemeld;
- hoe vaak iemand ontbrak zonder af te melden;
- de opkomst als percentage.
Onderaan zie je per repetitie hoeveel mensen er waren. Zo zie je in één oogopslag welke avonden dun bezet waren.
Printversie. Een lege presentielijst om op de tafel bij de ingang te leggen. Leden zetten een kruisje achter hun naam, en na de repetitie neem je het over in het eerste tabblad.
Uitleg. De codes en een paar tips, zodat een nieuwe secretaris het bestand ook snapt.
De codes: aanwezig, afgemeld en zonder afmelding
Het sjabloon werkt met drie codes. In elke cel kies je er een uit een keuzelijst, zodat er geen tikfouten in komen.
| Code | Betekenis | Kleur |
|---|---|---|
| A | Aanwezig | Licht oranje |
| M | Afgemeld, op tijd laten weten dat je er niet bent | Grijs |
| X | Afwezig zonder afmelding | Oranje, vetgedrukt |
Waarom drie en niet twee? Omdat afmelden iets anders is dan wegblijven. Een lid dat op vakantie is en dat netjes doorgeeft, doet niets verkeerd. Een lid dat drie keer zonder bericht wegblijft, verdient een telefoontje. Met alleen "wel" of "niet" zie je dat verschil niet.
Een lege cel betekent dat er nog niets is ingevuld. Die telt niet mee in de opkomst. Een nieuw lid dat in januari begint, krijgt dus geen lage score door de repetities van september.
Zo gebruik je de aanwezigheidslijst
1 Zet je leden per sectie onder elkaar
Begin met de namen, gegroepeerd per sectie: klarinetten bij elkaar, trompetten bij elkaar, slagwerk onderaan. Dan zie je later meteen of een hele sectie het laat afweten, en niet alleen een los lid. Heb je een ledenlijst in Excel? Kopieer de namen dan in één keer.
2 Zet alle data van het seizoen er in één keer in
Typ in rij 4 de data van alle repetities tot de zomer, inclusief concerten, extra repetities en het concours. Dan hoef je dat niet elke week te doen, en vergeet je geen repetitie.
3 Vul de lijst direct na de repetitie in
Doe het dezelfde avond of de ochtend erna. Een week later weet niemand meer precies of de tweede hoorn er nou was. Afmeldingen die vooraf binnenkomen, zet je meteen als M in de lijst.
4 Kijk elke maand naar de opkomst
Loop één keer per maand de kolom Opkomst langs. Zakt iemand flink weg, ga dan het gesprek aan. Vaak is er een reden die je samen kunt oplossen, zoals een nieuwe baan of een probleem met de partij. In Opkomst bij repetities verhogen: 7 tips lees je hoe je dat gesprek aanpakt en wat je als vereniging zelf kunt doen.
Excel, Google Sheets of papier?
Het sjabloon werkt in alle drie. Elk heeft zijn eigen sterke en zwakke kanten.
1 Excel op de laptop van de secretaris
Zo doe je het goed:
- Bewaar het bestand op één vaste plek, met een back-up, en niet in je downloadmap.
- Zet het begin van elk seizoen in een nieuw tabblad of een nieuw bestand, zodat je oude seizoenen kunt terugzien.
Waar het knelt: alleen de secretaris ziet de lijst. Is die ziek of op vakantie, dan houdt niemand het bij. En leden kunnen zich niet zelf afmelden in het bestand.
2 Google Sheets, gedeeld met het bestuur
Zo doe je het goed:
- Importeer het sjabloon via Bestand > Importeren. De formules en keuzelijsten blijven werken.
- Deel het alleen met het bestuur en de dirigent, niet met de hele vereniging. Aanwezigheid is een persoonsgegeven.
- Geef sectieleiders eventueel bewerkrechten, zodat ze hun eigen sectie invullen.
Waar het knelt: op een telefoon is een spreadsheet met 30 kolommen lastig te bedienen. En iedereen met bewerkrechten kan per ongeluk een formule overschrijven.
3 De printversie op de repetitie
Zo doe je het goed:
- Leg de lijst elke repetitie op dezelfde plek, bijvoorbeeld naast de koffie.
- Wijs iemand aan die controleert of iedereen heeft getekend, en die de lijst na afloop meeneemt.
Waar het knelt: je weet pas op de avond zelf wie er is. De dirigent kan dus niet vooraf plannen. En iemand moet de lijst daarna nog overtypen.
| Wie kan erbij | Werkt op de telefoon | Weet je vooraf wie er komt | Werk voor de secretaris | |
|---|---|---|---|---|
| Excel op een laptop | Alleen de secretaris | Nee | Alleen als afmeldingen worden doorgegeven | Gemiddeld |
| Google Sheets | Wie je uitnodigt | Met moeite | Alleen als afmeldingen worden doorgegeven | Gemiddeld |
| Papieren printversie | Wie er is | Nee | Nee | Overtypen na elke repetitie |
| Een app voor muziekverenigingen | Leden en bestuur, elk hun eigen deel | Ja | Ja, leden melden zich zelf af | Weinig |
Wanneer is een Excel-lijst niet meer genoeg?
Voor een kleine vereniging met een vaste groep leden is een goed bijgehouden Excel-lijst vaak prima. Er zijn een paar signalen dat het tijd is voor iets anders:
- De afmeldingen komen via vier kanalen binnen. WhatsApp, e-mail, een berichtje aan de sectieleider en mondeling op de repetitie. De secretaris is dan meer bezig met verzamelen dan met bijhouden.
- De dirigent vraagt elke week wie er komt. Een Excel-lijst vertelt je wie er was, maar zegt weinig over wie er zaterdag komt.
- Het bestand bestaat in drie versies. Eén op de laptop, één in de mail en één in de gedeelde map. Niemand weet meer welke klopt.
- Niemand wil het overnemen. Als de secretaris stopt, blijkt het bestand vol eigen afspraken te zitten die alleen die persoon begrijpt.
Herken je er twee of meer? Dan is het de moeite waard om te kijken naar een app waarin leden zich zelf aan- en afmelden.
Aanwezigheid bijhouden in Orchesi
In Orchesi hoeft niemand afmeldingen te verzamelen. Leden melden zich in de app met één tik aan of af voor een repetitie, en geven een reden op als ze dat willen. Je stelt een reactietermijn in, zodat de dirigent op tijd weet met welke bezetting er gerepeteerd wordt. Wie ziek is of op vakantie gaat, zet een status en wordt voor die periode vanzelf afgemeld. Tijdens of na de repetitie werkt de dirigent of agendabeheerder de presentielijst af, en dan weet je ook wie er echt was. Zo werkt de agenda in Orchesi.
