Een concert is het hoogtepunt van het seizoen voor een koor, harmonie, fanfare of orkest. Maar het is ook veel werk: repertoire kiezen, repeteren, een zaal regelen, vrijwilligers vinden en zorgen dat iedereen op tijd en in de juiste kleding op het podium staat. In dit artikel lees je hoe je een concert stap voor stap voorbereidt, van een jaar van tevoren tot de dag zelf.
Het aftelschema: van een jaar tot de dag zelf
Een jaar tot zes maanden van tevoren
- Datum en zaal. Leg de datum vast en reserveer de zaal, ook voor de generale repetitie en de opbouw. Een kerk met goede akoestiek of een theater in de buurt werkt vaak goed, maar populaire zalen zijn vaak een jaar vooruit volgeboekt.
- Programma. Kies het repertoire samen met de dirigent: passend bij het niveau, de bezetting en het publiek. De KNMO geeft tips voor het uitzoeken van repertoire.
- Budget en subsidie. Zaalhuur, solisten, techniek, drukwerk en bladmuziek. Vraag subsidie op tijd aan: de termijnen liggen vaak maanden voor het concert. Benader ook sponsors.
- Solisten en gasten. Vraag solisten, gastmuzikanten of een andere vereniging nu al; hun agenda's lopen snel vol.
- Muziekrechten. Controleer of jullie licentie van Buma/Stemra het concert dekt.
Zes tot drie maanden van tevoren
- Bladmuziek. Bestel ontbrekende partituren op tijd, want levering kan weken duren. Zorg dat iedereen de juiste partij heeft, in de juiste versie. Niets kost zoveel repetitietijd als zoeken naar de goede partij.
- Repetitieplan. Reken terug vanaf de concertdatum: welk stuk repeteer je wanneer? Begin met de moeilijkste stukken, en houd ruimte voor sectierepetities en een extra repetitie als het nodig is.
- Bezetting. Kijk per sectie of alle partijen bezet zijn. Mist er een tweede hoorn of een basstem? Vraag nu een invaller, dan kan die nog een paar repetities meedoen.
- Promotieplan. Bedenk hoe en wanneer je het concert aankondigt, en wie de affiches, de berichten en de kaartverkoop regelt.
Drie tot één maand van tevoren
- Promotie en kaartverkoop. Start met affiches, berichten op sociale media en in de lokale krant, en open de kaartverkoop.
- Aanwezigheid. Vraag iedereen om zich voor de laatste repetities en het concert aan of af te melden, met een duidelijke termijn. Zo weet de dirigent op tijd met welke bezetting er gespeeld wordt. Hoe je dat bijhoudt, lees je in Aanwezigheid bijhouden bij je muziekvereniging.
- Draaiboek. Maak een draaiboek met per tijdstip wat er gebeurt en wie het doet.
- Vrijwilligers. Verdeel de taken: kaartverkoop, bar, garderobe, opbouw, afbouw en techniek.
- Kleding en opstelling. Spreek de concertkleding af en teken de opstelling in de zaal, inclusief de plek voor slagwerk en solisten.
De laatste twee weken
- Generale repetitie. Houd de generale in de zaal, een week tot een paar dagen voor het concert, zo veel mogelijk zoals het concert zelf. Meer daarover hieronder.
- Laatste informatie. Stuur muzikanten één overzicht: verzameltijd, adres, parkeren, kleding en wat ze meenemen, zoals lessenaar en lamp.
De concertdag
Werk volgens het draaiboek: opbouw, aanspelen, verzamelen, even tijd voor de dirigent met de hele groep, en dan het podium op. Wijs één persoon aan die de tijd bewaakt en het aanspreekpunt is voor de zaal.
Na afloop
Bedank muzikanten, vrijwilligers en sponsors, deel foto's en opnames, en evalueer kort: wat ging goed, en wat doe je de volgende keer anders? Zet die punten meteen in het draaiboek voor het volgende concert.
De generale repetitie: zo haal je er het meeste uit
De generale repetitie is de laatste kans om het concert te oefenen zoals het echt wordt.
- In de zaal. De akoestiek van een kerk of theater is anders dan die van het repetitielokaal. Dynamiek en tempo moeten vaak worden aangepast.
- In de concertopstelling. Zit iedereen goed, kan iedereen de dirigent zien, en staan de lessenaars niet in de weg?
- In de juiste volgorde, zonder te stoppen. Speel het programma door zoals op de avond zelf, inclusief de overgangen. Noteer wat beter moet, en werk dat daarna kort uit.
- Met presentatie en opkomen. Oefen het opkomen en afgaan, de presentatie tussen de stukken en de momenten met solisten. De KNMO heeft tips over podiumpresentatie.
- Met techniek. Test licht, geluid en eventuele microfoons voor presentator en solisten.
Drie gangbare manieren om alles te organiseren
1 Een draaiboek in Word of Excel
Zo doe je het goed: gebruik elk jaar hetzelfde sjabloon, met een tabblad voor het aftelschema en een voor de concertdag. Zet per taak wie verantwoordelijk is.
Waar het knelt: het draaiboek staat vaak bij één persoon. Wijzigingen bereiken niet iedereen, en muzikanten lezen het zelden.
2 E-mail
Zo doe je het goed: stuur een paar vaste berichten op vaste momenten: het repetitieplan, een herinnering twee weken voor het concert, en de praktische informatie in de laatste week.
Waar het knelt: mails raken ondergesneeuwd, en wie een wijziging mist, staat op de verkeerde tijd op de verkeerde plek.
3 De WhatsApp-groep
Zo doe je het goed: gebruik een aparte groep of een vast bericht voor het concert, en zet belangrijke informatie in de groepsbeschrijving.
Waar het knelt: de informatie raakt ondergesneeuwd onder alle andere berichten, en je weet niet wie het gelezen heeft of wie er komt.
| Overzicht | Bereikt iedereen | Weet je wie er komt | |
|---|---|---|---|
| Draaiboek in Word/Excel | Ja, voor wie het heeft | Nee | Nee |
| Per bericht | Meestal | Nee | |
| WhatsApp-groep | Nee | Ja, als ze meelezen | Nee |
Checklist concertvoorbereiding
- Datum en zaal vastgelegd, ook voor de generale repetitie en de opbouw.
- Programma gekozen met de dirigent, passend bij niveau en bezetting.
- Budget rond, met subsidie of sponsoring waar mogelijk.
- Solisten en gastmuzikanten gevraagd en bevestigd.
- Buma/Stemra-licentie gecontroleerd.
- Repetitieplan teruggerekend vanaf de concertdatum.
- Bladmuziek bij iedereen, in de juiste partij en versie.
- Bezetting per sectie compleet, invallers geregeld.
- Aanwezigheid gevraagd voor de laatste repetities en het concert.
- Draaiboek gemaakt en gedeeld.
- Vrijwilligerstaken verdeeld.
- Promotie en kaartverkoop gestart.
- Generale repetitie in de zaal gepland.
- Praktische informatie naar alle muzikanten gestuurd.
- Evaluatie na afloop, verwerkt in het draaiboek.
Een concert voorbereiden in Orchesi
In Orchesi zet je het concert als evenement in de agenda, met het draaiboek als bijlage en de setlist eraan gekoppeld. Leden melden zich aan of af met een reactietermijn, en wie nog niet heeft gereageerd, krijgt vanzelf een herinnering. Iedereen vindt de bladmuziek van zijn eigen partij in de app. Gastmuzikanten en invallers nodig je uit voor dat ene concert, en voor taken als bar, kaartverkoop en opbouw geven leden zich zelf op.
