Privacybeleid

Ingangsdatum: 25 september 2026

Verwerkingsverantwoordelijke:
Asora B.V., handelend onder de naam “Orchesi”
Industriestraat 22
6135 KH Sittard
Nederland
KvK: 88056422
BTW: NL864490008B01

E-mail: support@orchesi.com

1. Inleiding

Dit privacybeleid legt uit hoe Orchesi persoonsgegevens verwerkt wanneer u ons softwareplatform (“Dienst”) gebruikt. Wij voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de toepasselijke Nederlandse privacywetgeving.

2. Rollen onder de AVG

Afhankelijk van de context:

• Orchesi is de verwerkingsverantwoordelijke voor:
  • het aanmaken van accounts
  • facturering en betalingen
  • supportcommunicatie
  • marketing en productupdates
• Verenigingen zijn de verwerkingsverantwoordelijke voor:
  • ledenbeheer
  • planning
  • aanwezigheid
  • geüploade inhoud
• Orchesi treedt op als verwerker bij het verwerken van ledengegevens namens een vereniging.

3. Persoonsgegevens die wij verwerken

3.1 Account- en profielgegevens

• Naam
• E-mailadres
• Profielfoto (optioneel)
• Geboortedatum (optioneel)
• Telefoonnummer (optioneel)
• Adres (optioneel)
• Instrumenten en muzikale rollen
• Taal- en notificatievoorkeuren
• Zichtbaarheidsinstellingen (of uw e-mailadres, telefoonnummer en adres zichtbaar zijn voor andere leden)
• Beveiligingsgegevens, zoals uw versleutelde wachtwoord en instellingen voor tweestapsverificatie

3.2 Verenigingsgegevens

• Naam van de vereniging
• Rol binnen de vereniging
• Ledenstatus (actief/inactief)
• Groepen en secties waarvan u deel uitmaakt
• Aanwezigheid en afmeldingen voor repetities, concerten en andere activiteiten
• Adres van de vereniging en repetitie- of concertlocaties

3.3 Gebruiksgegevens

• Tijdstippen van inloggen
• Gebruik van functies
• Apparaat- en browserinformatie
• IP-adres (onder meer bij registratie, voor beveiliging en om het land te bepalen)
• Apparaattokens voor pushmeldingen
• Foutmeldingen en technische diagnosegegevens
• Sessie-opnames in de mobiele app: een weergave van hoe de app wordt gebruikt, om problemen op te sporen en de app te verbeteren. Tekst die u in invoervelden typt wordt daarbij afgeschermd.

3.4 Geüploade inhoud

• Foto’s
• Pdf-bestanden
• Berichten en reacties

3.5 Facturatiegegevens

• Abonnement
• Aantal actieve leden
• Btw-nummer (indien verstrekt)
• Betalingsstatus

Opmerking: Betalingsgegevens (bijv. kaartnummers) worden verwerkt door Stripe en worden niet door Orchesi opgeslagen.

3.6 Inloggen via Google, Apple of Facebook

Als u inlogt via Google, Apple of Facebook, ontvangen wij van die partij uw naam, e-mailadres en een unieke gebruikers-ID. Wij ontvangen nooit uw wachtwoord van die dienst. Op het gebruik van uw gegevens door Google, Apple of Facebook zelf is hun eigen privacybeleid van toepassing.

3.7 Feedback en zoekopdrachten in het helpcentrum

Onder de artikelen in ons helpcentrum kunt u aangeven of een artikel u heeft geholpen, eventueel met een reden en een toelichting. Daarnaast houden wij bij waarop in het helpcentrum wordt gezocht, hoeveel resultaten dat opleverde en welk artikel daarna is geopend. Dit gebeurt anoniem: wij vragen daarbij geen naam of e-mailadres, plaatsen geen cookie en koppelen de gegevens niet aan een account of apparaat. E-mailadressen en telefoonnummers in een zoekopdracht worden verwijderd voordat deze wordt opgeslagen. Wij bewaren alleen het artikel of de zoekopdracht, de taal, of u de app of de web-app gebruikt, uw antwoord en het tijdstip, en gebruiken dit uitsluitend om onze uitleg te verbeteren en te bepalen welke artikelen nog ontbreken. Vul in de toelichting en in de zoekbalk daarom geen persoonsgegevens in. Berichten die u via het contactformulier stuurt, vallen hier niet onder: die gebruiken wij alleen om uw vraag te beantwoorden.

3.8 Nieuwsbrief

Als u zich op orchesi.com aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verwerken wij uw e-mailadres en, als u die invult, uw voornaam, uw rol en de naam van uw vereniging. Ook leggen wij vast in welke taal u zich aanmeldt en dat de aanmelding via de website binnenkwam. U krijgt eerst een e-mail om uw aanmelding te bevestigen. Pas als u dat doet, sturen wij u de nieuwsbrief. Wij meten of een nieuwsbrief wordt geopend en op welke links wordt geklikt, zodat wij de inhoud kunnen verbeteren. U kunt zich altijd afmelden via de link onderaan elke nieuwsbrief.

De nieuwsbrief verzenden wij via Brevo, een Frans bedrijf dat de gegevens binnen de Europese Unie opslaat.

4. Rechtsgronden voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van:

• uitvoering van een overeenkomst
• wettelijke verplichtingen (bijv. belastingwetgeving)
• gerechtvaardigde belangen (beveiliging, verbetering van de dienstverlening)
• toestemming (bijvoorbeeld voor de nieuwsbrief)

5. Communicatie

Orchesi kan het volgende verzenden:

• servicegerelateerde e-mails
• account- en facturatienotificaties
• pushmeldingen binnen de app
• verificatiebrieven per post, bijvoorbeeld om het adres van een vereniging te bevestigen
• de nieuwsbrief, alleen als u zich daarvoor heeft aangemeld (zie 3.8)

Wij verzenden geen sms- of WhatsApp-berichten.

6. Cookies en tracking

Orchesi maakt gebruik van functionele en analytische cookies die noodzakelijk zijn voor de werking en verbetering van de Dienst. Voor productanalyse, foutopsporing en sessie-opnames in de app gebruiken wij PostHog, gehost in de EU. Op orchesi.com gebruiken wij PostHog, alleen met uw toestemming, voor anonieme bezoekstatistieken. Waar wettelijk vereist, zal om toestemming worden gevraagd. U kunt meer lezen over ons cookiegebruik in ons cookiebeleid.

Feedback en zoekopdrachten in het helpcentrum (zie 3.7) worden zonder cookies naar PostHog verstuurd en worden daarom ook bijgehouden als u geen toestemming voor analytische cookies heeft gegeven.

7. Gegevens delen

Wij delen gegevens uitsluitend met:

• infrastructuur- en hostingproviders
• betalingsverwerkers
• providers voor het verzenden van e-mail en pushmeldingen
• Brevo, voor het verzenden van de nieuwsbrief
• providers voor kaarten en het omzetten van adressen naar locaties
• een postdienst voor het verzenden van brieven
• providers voor productanalyse en foutopsporing

Alle verwerkers zijn gebonden aan geheimhouding en AVG-conforme overeenkomsten. Een actueel overzicht van deze partijen en de locatie van verwerking staat in Bijlage A van onze verwerkersovereenkomst.

Wij verkopen geen persoonsgegevens en delen ze niet met adverteerders.

8. Bewaren van gegevens

• Account- en verenigingsgegevens worden bewaard zolang het account actief is.
• Als u uw account verwijdert, worden uw persoonsgegevens direct gewist. Gedeelde inhoud die u binnen een vereniging heeft geplaatst, zoals nieuwsberichten, peilingen en activiteiten, blijft voor de vereniging bestaan, maar wordt niet meer aan u gekoppeld.
• Na beëindiging van een abonnement worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd, tenzij wettelijke bewaring vereist is.
• Berichten via het contactformulier in het helpcentrum bewaren wij tot 12 maanden nadat de vraag is afgehandeld. Daarna worden ze, met onze antwoorden, verwijderd.
• Gegevens voor de nieuwsbrief bewaren wij zolang u bent aangemeld. Meldt u zich af, dan houden wij alleen uw e-mailadres bij op een afmeldlijst, zodat u geen nieuwsbrief meer van ons krijgt.
• Back-upgegevens worden overschreven volgens standaard bewaarcycli.

9. Rechten van betrokkenen

U heeft het recht om:

• uw persoonsgegevens in te zien
• correctie of verwijdering aan te vragen
• bezwaar te maken tegen verwerking
• beperking van de verwerking aan te vragen
• gegevensoverdraagbaarheid aan te vragen (artikel 20 AVG)

De app heeft geen exportknop. Wilt u een export van uw gegevens? Stuur dan een verzoek, dan leveren wij deze aan.

Verzoeken kunnen worden gestuurd naar: support@orchesi.com

10. Beveiligingsmaatregelen

Orchesi past passende technische en organisatorische maatregelen toe, waaronder:

• beveiligde verbindingen (TLS / SSL)
• toegangscontroles
• rolgebaseerde machtigingen
• regelmatige beveiligingsupdates

11. Internationale doorgifte

Orchesi slaat gegevens op binnen de Europese Unie: de applicatie en databases draaien in Amsterdam (Nederland), bestanden worden opgeslagen in Frankfurt (Duitsland).

Voor een aantal onderdelen van de Dienst maken wij gebruik van partijen buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zoals voor het afleveren van pushmeldingen, kaarten en adresopzoekingen, en het verzenden van brieven. In die gevallen vindt doorgifte plaats op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie (zoals het EU-VS Data Privacy Framework of het besluit voor Zwitserland) of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

12. Wijzigingen

Dit privacybeleid kan worden bijgewerkt. Ingrijpende wijzigingen worden gecommuniceerd via de Dienst of per e-mail.

13. Contact

Vragen of klachten kunnen worden gestuurd naar support@orchesi.com

U heeft tevens het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.