Download de instrumenteninventaris met uitleenformulier (Excel, gratis)
Bij veel harmonieën, fanfares en drumbands staat een flink deel van het vermogen in de kast of bij leden thuis. Een paar trompetten, een sousafoon, de pauken en een set marsdrums: dat loopt al snel in de tienduizenden euro's. Toch weet bij veel verenigingen alleen de instrumentbeheerder precies wat er is en bij wie. In dit artikel lees je hoe je dat beter regelt, zonder er een dagtaak van te maken.
Waarom een goede instrumentenadministratie de moeite waard is
- Je weet wat je hebt. Voor de begroting, de verzekering en de vraag of de vereniging een nieuwe hoorn kan uitlenen aan dat nieuwe jeugdlid.
- Instrumenten komen terug. Een lid dat stopt, levert het instrument veel makkelijker in als vooraf is vastgelegd wat er is meegegeven.
- Je voorkomt discussie over schade. Als de staat bij uitgifte is genoteerd, is bij inname duidelijk wat er nieuw is.
- De verzekering keert sneller uit. Bij diefstal of schade vraagt de verzekeraar om het serienummer en de waarde. Dan wil je niet in oude facturen hoeven zoeken.
- Een nieuwe instrumentbeheerder kan verder. Het overzicht zit niet alleen in het hoofd van één persoon.
Stap voor stap: zo regel je het uitlenen
1 Maak een inventaris met vaste nummers
Begin met een lijst van alles wat de vereniging bezit. Geef elk instrument een vast nummer, bijvoorbeeld T-01 voor de eerste trompet en S-03 voor de derde snaredrum, en zet dat nummer ook op de koffer. Leg per instrument vast:
- soort, merk en model;
- serienummer;
- aanschafjaar en aanschafwaarde;
- eigendom: van de vereniging, van een lid, of in bruikleen van bijvoorbeeld de gemeente;
- staat: goed, redelijk, slecht of in reparatie;
- toebehoren, zoals koffer, mondstuk, standaard of hoes;
- bij wie het instrument nu is.
Bewaar facturen en garantiebewijzen op één plek. Een paar foto's per instrument helpen bij een verzekeringsclaim, en als een instrument zoekraakt.
2 Leg de afspraken vast in een uitleenformulier
Spreek vooraf af wat er van een lid wordt verwacht, en laat het lid tekenen. In het sjabloon staat een uitleenformulier dat je kunt aanpassen. De belangrijkste afspraken:
- het instrument blijft van de vereniging en is voor repetities, lessen en optredens;
- het lid gaat er zorgvuldig mee om en meldt schade direct;
- reparaties lopen altijd via de vereniging;
- wie betaalt bij schade door onzorgvuldig gebruik;
- het instrument niet doorlenen aan anderen;
- binnen hoeveel weken het instrument terug moet als iemand opzegt;
- hoe het instrument verzekerd is, ook als het bij het lid thuis staat.
Heb je deze afspraken al in het huishoudelijk reglement staan? Verwijs daar dan naar in het formulier, zodat het niet op twee plekken anders staat.
3 Geef uit en neem in met een korte check
Loop bij elke uitgifte het instrument samen met het lid na. Werken de ventielen of kleppen, zitten er deuken in, is alle toebehoren er? Noteer de staat op het formulier en maak een paar foto's. Bij inname doe je hetzelfde, zodat je direct ziet of er iets is veranderd. Zet beide in de uitleengeschiedenis.
4 Plan onderhoud en een jaarlijkse controle
Laat blaasinstrumenten regelmatig nakijken en schoonmaken, en controleer slagwerk op versleten vellen en losse onderdelen. Noteer elke onderhoudsbeurt en reparatie, met de kosten. Loop de hele inventaris één keer per jaar na, bijvoorbeeld voor de ALV: is alles er nog, klopt de staat en is de waarde nog actueel?
De verzekering niet vergeten
Instrumenten die bij leden thuis staan, in de auto liggen of mee gaan naar een concours, lopen meer risico dan instrumenten in een afgesloten kast. Controleer daarom bij je verzekeraar:
- of instrumenten ook verzekerd zijn als ze bij leden thuis of onderweg zijn;
- welke voorwaarden er gelden, bijvoorbeeld voor een instrument in een geparkeerde auto;
- of de verzekerde waarde nog klopt met je inventaris.
Leden van de KNMO kunnen via de bond een verzekeringspakket afsluiten, met onder meer een dekking voor instrumenten en uniformen. Hoe lang je met een instrument kunt doen, lees je in het KNMO-artikel over afschrijvingen. Daarin staat ook dat veel verenigingen voor al hun instrumenten samen met een gemiddelde termijn van 15 jaar rekenen.
Drie manieren om je instrumenten bij te houden
1 Een uitleenformulier op papier en een map
Elk lid tekent een formulier, en de instrumentbeheerder bewaart alle formulieren in een ordner.
Zo doe je het goed:
- Gebruik voor iedereen hetzelfde formulier, met een vaste plek voor het serienummer en de staat.
- Maak een kopie voor het lid, zodat die ook weet wat er is afgesproken.
- Houd voorin de map een overzicht bij van welk instrument bij wie is.
Waar het knelt: het overzicht staat in één map bij één persoon. Wil de penningmeester weten wat de instrumenten waard zijn, dan moet iemand alle formulieren doorbladeren. En een formulier zegt niets over onderhoud.
2 Een Excel-inventaris
Een spreadsheet met een regel per instrument, zoals ons sjabloon.
Zo doe je het goed:
- Werk met vaste nummers en keuzelijsten voor de staat, zodat de lijst netjes blijft.
- Houd naast de inventaris een tabblad bij met elke uitgifte en inname. Dan zie je ook na jaren wie welk instrument had.
- Bewaar het bestand op een gedeelde plek waar het bestuur bij kan, met een back-up.
Waar het knelt: het bestand is maar zo actueel als de laatste keer dat iemand het bijwerkte. Leden zien niet wat ze in bruikleen hebben, en facturen en foto's staan ergens anders.
3 Een app voor je vereniging
Een app waarin instrumenten, leden en documenten bij elkaar staan.
Zo doe je het goed:
- Zet eerst je hele inventaris erin, met nummers en serienummers, voordat je gaat uitlenen.
- Koppel facturen, garantiebewijzen en foto's direct aan het instrument.
- Laat het lid in de app zien welk instrument die in bruikleen heeft.
Waar het knelt: het kost een avond om alles in te voeren. En de getekende afspraken heb je vaak nog steeds op papier nodig, of als bijlage.
| Overzicht per instrument | Uitleengeschiedenis | Onderhoud | Lid ziet wat die heeft | |
|---|---|---|---|---|
| Papier en een map | Met moeite | Alleen in de formulieren | Nee | Alleen de eigen kopie |
| Excel-inventaris | Ja | Ja, als je hem bijhoudt | Ja, in een apart tabblad | Nee |
| Een verenigingsapp | Ja | Ja, vanzelf | Ja | Ja |
Checklist: instrumenten uitlenen
- Elk instrument heeft een vast nummer, ook op de koffer.
- Serienummer, aanschafjaar en waarde staan in de inventaris.
- Facturen en garantiebewijzen staan op één plek.
- Er is één uitleenformulier, en elk lid met een instrument heeft getekend.
- De staat en de toebehoren zijn genoteerd bij uitgifte, met foto's.
- Het is duidelijk wie reparaties regelt en wie wat betaalt.
- Je weet hoe instrumenten verzekerd zijn als ze bij leden thuis staan.
- Bij opzegging staat de inname van het instrument op het lijstje.
- Er is een vaste instrumentbeheerder, met een vervanger.
- De inventaris wordt elk jaar nagelopen.
Hetzelfde werkt ook voor uniformen, concertkleding en andere spullen die de vereniging uitleent. Zet ze in een eigen tabblad, met maat en nummer.
Instrumenten bijhouden in Orchesi
In Orchesi zet je elk instrument van de vereniging in de app, met een eigen kenmerk zoals TR-01, het serienummer, de aankoopwaarde, foto's en de aankoopfactuur. Je wijst een instrument toe aan een lid, met notities over de staat bij de overdracht, en bij het terugbrengen doe je hetzelfde. De hele uitleengeschiedenis blijft bewaard. Onderhoud en reparaties houd je per instrument bij, met de kosten en de volgende onderhoudsbeurt. Leden zien in de app welk instrument ze in bruikleen hebben, en melden schade zelf. Zo werken instrumenten in Orchesi.
